ประเมินอย่างไรให้สามารถนำผลไปใช้ได้จริง

ในช่วงปลายปีองค์กรต่าง ๆ มีงานที่สำคัญอย่างหนึ่งที่ต้องทำนั่นคือการประเมินผลการปฏิบัติงานของบุคลากรในองค์กร โดยมีเป้าหมายเพื่อทราบถึงความก้าวหน้าของเนื้องานและความก้าวหน้าของตัวบุคลากรด้วย นอกจากนี้การประเมินผลการปฏิบัติงานรายปียังมีอีกหน้าที่หนึ่งที่สำคัญนั้นคือการเป็นเครื่องมือสื่อสารกับบุคลากรว่าองค์กรคาดหวังเป้าหมายและผลการดำเนินงานอะไรบ้างจากตัวบุคลากร ข้อมูลจากการประเมินบุคลากรประจำปียังทำให้เห็นถึงมุมมองของบุคลากรและความต้องการบางอย่างที่อยากจะสื่อไปยังองค์กรด้วย

อย่างไรก็ตามการประเมินประจำปีจำเป็นต้องมีเครื่องมือประเมินที่มีคุณภาพเพื่อให้ผลการประเมินออกมาตรงตามความเป็นจริง เพราะผลการประเมินที่ไม่สอดคล้องกับความเป็นจริง อย่างเช่น บุคลากรคนหนึ่งปฏิบัติงานตรงตามเกณฑ์มาโดยตลอด แต่ผลการประเมินระบุว่ามีการปฏิบัติงานที่ต่ำกว่าเกณฑ์ ผลการประเมินที่ไม่ตรงจะส่งผลให้บุคลากรรู้สึกไม่ไว้วางใจองค์กร และนำไปสู่การขาดแรงจูงใจในการทำงาน

การที่จะประเมินผลการปฏิบัติงานของบุคลากรเพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด แบบประเมินจำเป็นต้องมีทั้งความเที่ยง (Reliability) และความตรง (Validity) 

ความเที่ยง หมายถึง คุณสมบัติของแบบประเมินที่สามารถวัดประเมินได้ผลไม่แตกต่างไปจากเดิมในทุกครั้งหรืออาจแตกต่างในปริมาณเล็กน้อยเท่านั้น ความเที่ยงสามารถมาได้จากเวลา เช่น การประเมินระยะเวลาที่ห่างกัน 2 เดือน บุคลากรมีผลการปฏิบัติงานในระดับเดียวกัน หรือในบางครั้งอาจมองในมุมอของการประเมินจากหลายบุคคลและยังให้ผลไม่ต่างกัน อย่างเช่น การประเมินจากหัวหน้าและเพื่อนร่วมงานมีผลคะแนนใก้ลเคียงกัน

ส่วน ความตรง หมายถึง คุณสมบัติของแบบประเมินที่สามารถวัดสิ่งที่ต้องการจะวัดมากน้อยเพียงใด โดยที่คะแนนที่ได้จากการประเมินผลการปฏิบัติงานสามารถสะท้อนถึงระดับผลงานที่แท้จริงมากน้อยเพียงใด  อย่างเช่น บุคลากรสองคนในองค์กร คนหนึ่งสามารถทำงานได้ตรงกับเกณฑ์การปฏิบัติงานขององค์กรควรมีผลการประเมินที่สูงกว่าบุคลากรอีกคนที่ทำงานได้ไม่สอดคล้องกับเกณฑ์ขององค์กร ถ้าหากคะแนนจากผลการประเมินของบุคลากรทั้งสองคนไม่แตกต่างกันแสดงให้เห็นว่าวิธีการประเมินผลการปฏิบัติงานยังขาดความตรง

เมื่อทราบดังนี้แล้วว่าความเที่ยงและความตรงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับวิธีการประเมินผลการปฏิบัติงาน วิธีการที่จะช่วยเพิ่มความเที่ยงและความตรงสามารถทำได้ด้วยวิธีการดังต่อไปนี้

1. การสร้างข้อคำถามประเมินที่มีความเฉพาะเจาะจงแทนการประเมินอย่างกว้าง เพื่อให้สอดคล้องกับเกณฑ์การปฏิบัติงานขององค์กรมากยิ่งขึ่น เช่น การถามถึงประสิทธิภาพของการสื่อสารระหว่างบุคลากรที่รับการประเมิน เพื่อวัดระดับการสื่อสารของบุคลากรแทนที่จะประเมินผลการปฏิบัติงานโดยรวมเพียงด้านเดียว

2. การอบรมบุคลากรเรื่องการประเมินผลการปฏิบัติงานโดยตรง เนื่องจากในบุคลากรจากลหายบริษัทนอกจากไม่ทราบถึงเกณฑ์การประเมินผลการปฏิบัติงานแล้วยังไม่ทราบถึงวัตถุประสงค์ของการประเมินด้วย การจัดอบรมจะช่วยป้องกันปัญหาดังกล่าวเพื่อให้ผลการประเมินมีคุณภาพมากยิ่งขึ้น

3. เพิ่มจำนวนครั้งของการประเมินผลในรอบหนึ่งปี โดยมีจุดประสงค์เพื่อลดอคติของผู้ประเมิน และเพิ่มความเที่ยงของการประเมิน

4. การใช้คำถามที่เหมาะกับตำแหน่งงานโดยเฉพาะ เนื่องจากแต่ละตำแหน่งงานย่อมมีเป้าหมายการปฏิบัติงานที่แตกต่างกัน การใช้วิธีการประเมินหรือคำถามแบบเดียวกันอาจทำให้บางตำแหน่งงานมีผลการปฏิบัติงานที่ต่ำกว่าที่ควรจะเป้น ดังนั้นจึงควรที่จะมีการประเมินผลด้วยวิธีการที่หลากหลายและเหมาะสมกับตำแหน่งงาน

5. การเก็บข้อมูลผลการปฏิบัติงานจากหลายแหล่ง อย่างเช่น หัวหน้างาน เพื่อนร่วมงาน ลูกน้อง ลูกค้า ผู้จำหน่าย หรือข้อมูลจากเกณฑ์การทำงานที่ชัดเจน ได้แก่ ยอดขาย หรือความผิดพลาดในการผลิต

แนวทางการประเมินผลการปฏิบัติงานข้างต้นจะช่วยให้บุคลากรที่รับประเมินสามารถทำความเข้าใจความคาดหวังขององค์กรได้อย่างชัดเจนมากขึ้น รู้ว่าควรจะมีการวางแผนการทำงานอย่างไร และมีความใส่ใจกับการประเมินที่จะมาถึงในปลายปีมากยิ่งขึ้น